El correcto funcionamiento del departamento de banquete es un medidor claro del estado del FB en un hotel. El mismo, consiente de esto, no escatima en darle la importancia que requiere. Existe todo un departamento de venta destinado a mantener lleno las salas de banquete.
Las posibilidades de contar con la mayor cantidad de espacio para eventos será clave para una operación eficaz del departamento. Los hoteles buscan hoy contar ya no solo con la obligada sala de banquete, si no que buscan tener en efecto más espacios con la flexibilidad para adaptarse a grandes eventos.
Los eventos pueden ir desde EMPRESARIALES, BODAS, INCENTIVOS, CONFERENCIAS y PRESENTACIONES. Generalmente los que más número de personal aportan son las cenas de gala para bodas y empresas, las cuales en su mayoría van de 250 a 300pax. El departamento de venta debe disponer de un dosier que permite mostrar el producto completo a clientes y en muchos casos a las compañías de PR, las cuales funcionan como intermediarios entre hotel y cliente, particularmente cuando el cliente es una empresa, y menos en negociaciones para bodas, las cuales por lo general se organizan directamente entre cliente y hotel.
La multifuncionalidad de banquetes te permitirá manejar diferentes tipos de eventos en un mismo día y a la misma hora, como salones de reuniones, coffee breaks, utilización de sistema de audio, set up tipo teatro o escuela en conferencias, recepciones, etc. Esto puede tener un efecto durante el dia, el beneficio es doble porque mucho de estos eventos harán su almuerzo en las mismas instalaciones del hotel, sobre todo en un buffet.
Para un departamento de FB que facture 10,000 cubiertos al mes, es una tranquilidad en orden de costo, marketing y cumplimientos de presupuestos. Se dice que detrás de un gran y suntuoso bufet hay una gran operación de banquete.
En caso específico de China, el departamento de banquete es un fiel practicante de outsourcing. Encontraras un plantilla full time perteneciente al hotel de máximo diez trabajadores, casi todos serán mandos. Los demás son Part-time que trabajan por horas y de acuerdo a la necesidad de la operación. Los banquetes requieren más de trabajo organizativo y físico que de servicio personalizado, más común en restaurantes y bares.
La confirmación del BO (banquet order) es una descripción exacta de lo que hay que realizar. Esta incluye lo fijado en contrato: la hora de comienzo y final, el menú, los tiempos, la decoración, equipos de audio, cantidad de staff requerido, etc. Las confirmaciones van casi siempre precedidas de un depósito que será completado con el balance correspondiente al monto total del evento.
También es muy común escuchar que los eventos de banquetes no terminan al firmar un contrato. Terminan al realizarse el pago total correspondiente, casi siempre es al final del evento. Un detalle de vital importancia a encontrar en tu BO: el número mínimo de personas. Esto va al favor del hotel, quien a su mismo debe cumplir estrictamente lo acordado. Este indicador ayuda definir cuál es la cantidad mínima que cobras en caso de no participar todos los convenidos.
El departamento de ventas debe estar alerta sobre periodos y fechas especiales, durante los cuales comúnmente aumenta el número de banquetes y grandes eventos, como puede ser el comienzo de primavera para las bodas.
Ricardo Pompa 